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Enterprise Content Management, abgekürzt ECM: Der Sammelbegriff steht für Technologien, die der Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten dienen, um innerhalb eines Unternehmens organisatorische Prozesse zu unterstützen. Doch wie kann das in der Praxis genau aussehen und welche Vorteile bringt ECM für Unternehmen mit sich?
In die Zukunft gerichtetes Informationsmanagement
Von einer leistungsfähigen ECM-Software können Unternehmen in Zeiten der Digitalisierung enorm profitieren. Sie helfen dabei, den Arbeitsalltag auf vielen Ebenen einfacher zu gestalten und Prozesse so zu optimieren, dass Ressourcen stets mit der größtmöglichen Effizienz eingesetzt werden. Informationen stehen jedem, der sie benötigt, zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung und werden langfristig revisionssicher aufbewahrt. Workflows und Geschäftsprozesse werden laufend überwacht, analysiert und optimiert und Informationen und Daten stehen jederzeit dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden. So sieht eine moderne Arbeitsorganisation aus.
Viele Funktionen von ECM-Systemen sind heute in diversen Branchen bereits selbstverständlich, andere beginnen erst, sich immer weiter durchzusetzen. Weiterführende Informationen dazu, wie ECM-Systeme in Unternehmen eingesetzt werden, findet sich hier: https://www.ser.de/themen/enterprise-content-management.html ECM-Systeme können per Schnittstelle in bestehende IT-Landschaften integriert werden.
Zu den Funktionalitäten von ECM-Systemen gehören:
- Elektronische Archivierung
- E-Akten
- Geschäftsprozess-Management (BPM)
- Dokumentenmanagement
- Eingangsverarbeitung
Digitale Aktenführung und elektronische Archivierung
Einer der großen Vorteile eines ECM-Systems liegt in der elektronischen Archivierung. In vielen Bereichen ist Informationsmanagement, das sich nicht auf digitale Technologien stützt, bereits völlig undenkbar. Die elektronische Archivierung besitzt den Vorteil, das Daten langfristig revisionssicher gelagert werden können, ohne dass Platz für ein Archiv geschaffen werden muss. Der Zugriff erfolgt zeit- und ortsunabhängig von allen Personen, welche die erforderlichen Rechte besitzen. Dank Protokollierung können Abläufe auch im Nachhinein lückenlos nachvollzogen werden. Ähnliche Vorteile bringen auch die E-Akten, die etwa die Personalwirtschaft spürbar entlasten. In Zeiten, in denen Informationen in immer größerer Menge gespeichert werden, ist eine digitale Aufbewahrung von großem Vorteil – in Branchen, wo viele Lagerungsfristen für Dokumente bestehen, ist sie unverzichtbar. Branchenspezifische Aufbewahrungsfristen, die ebenso wie die kaufmännischen Vorgaben gesetzlich geregelt sind, sind ohne digitale Unterstützung oftmals schwer zu überblicken.
Teamübergreifendes Arbeiten und digital Workspace
Die Vorteile eines umfangreichen DMS-Systems kennen viele aus dem Arbeitsalltag: Einfachere Bearbeitung von Dokumenten, Versionierung und Vorlagenmanagement gehören etwa dazu. Schon lange geht es bei Dokumentenmanagement in Firmen aber nicht mehr nur darum, schnelles und effizientes Arbeiten mit Dokumenten zu ermöglichen.
Modernes, IT-gestützes Dokumentenmanagement eröffnet neue Wege, um flexible Arbeitsmodelle zu verwirklichen. Mit einer digitalen Dokumentenmanagement-Software (DMS) arbeiten Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig zusammen – auch team- oder sogar unternehmensübergreifend. Das Stichwort heißt „Collaboration“: Virtuelle Projekträume bieten einen geschützten Raum, um Daten und Informationen zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Filesharing, das oft Sicherheitslücken mit sich bringt, gehört damit der Vergangenheit an. Dadurch, dass die Präsenzkultur am Arbeitsplatz immer mehr zurückgeht, erhalten Arbeitnehmer neue Möglichkeiten, eigene Lebenspläne zu verwirklichen – das wirkt sich positiv auf die Work-Life-Balance aus.
Optimierung von Geschäftsprozessen und Workflows
BPM oder Business Process Management wird in vielen Unternehmen eingesetzt, um Geschäftsprozesse mit digitaler Unterstützung zu optimieren. Auch komplexe Workflows können abgebildet, analysiert und optimiert werden. Der Wunsch, immer wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren, kann mithilfe eines BPM-Systems realisiert werden. Noch wichtiger: Ein Prozessmodell hilft dabei, abzuwägen, in welchen Bereichen eine Automation überhaupt sinnvoll ist. Die Unterstützung der Arbeitsabläufe durch ein BPM-System ist dort besonders wirkungsvoll, wo sich strukturierte Standardprozesse definieren lassen. Ein grundsätzlicher Vorteil von BPM liegt darin, dass sich Unternehmer immer wieder auf ihre Unternehmensziele besinnen müssen, da die Workflows auf diese hin ausgerichtet werden. So bleibt der Bezug zum „großen Ganzen“ auch beim Blick aufs Detail immer vorhanden, was BPM zu einem wertvollen Bestandteil eines ECM-Systems für Firmen macht.
Wer als Unternehmer auf dem Markt wettbewerbsfähig bleiben will, muss jederzeit flexibel auf Veränderung reagieren können. Indem Daten und Dokumente optimal in Geschäftsprozesse eingebunden werden, haben Unternehmer jederzeit die volle Kontrolle über alle Prozesse und sind in der Lage, jederzeit schnell und gezielt die richtigen Anpassungen vorzunehmen. Enterprise-Content-Management-Systeme erleichtern auf vielfältige Weise die Organisation von Strukturen und eröffnen Unternehmern wie angestellten neue Wege der Arbeitsorganisation und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
