Dokumentenverwaltung im Unternehmen in modernen Zeiten

Der Papierverbrauch in Deutschland stiegt in den letzten Jahren an. Von papierlosen Büros wird zwar schon länger gesprochen, in der Realität sieht es in Unternehmen allerdings häufig anders aus. Trotz Mails, Filesharing und elektronischen Rechnungen wird häufig auf die natürlichen Holzressourcen zurückgegriffen. Doch das muss nicht sein. Im Zeitalter der Digitalisierung können Systeme zur elektronischen Dokumentenverwaltung aushelfen.

Veraltete Vorgänge

Das digitale Zeitalter ist längst Realität, in vielen Unternehmen und Institutionen wird jedoch noch wie im letzten Jahrhundert gearbeitet. Unternehmensvorgänge beruhen auf ausgedrucktem Papier, welches in Mappen und Aktenordnern zusammengetragen und in Kellerarchiven verwahrt wird. Bei Startups ist eine Umstellung auf eine IT-basierte Lösung einfach, doch gerade etablierte Unternehmen scheuen sich. So müssen für eine effizientere Arbeitsweise zunächst die alten Dokumente in digitaler Form vorliegen. Dabei kann ein System für die Dokumentenverwaltung helfen. Dazu gehören Archivsysteme als auch Systeme, die die Dokumente während des gesamten Lebenszyklus von der Entstehung aus verwalten können. Ein solches System hat viele Vorteile:

Die sechs wichtigsten Vorteile durch moderne Dokumentenverwaltung

1.    Schnellere Recherche

Ein Papierarchiv zu durchsuchen kostet Zeit, da die Akten nur statisch durchstöbert werden können. Ein elektrisches Archiv und digitale Dokumente lassen sich innerhalb von Sekunden finden und wichtige Informationen ablesen. Der Zugriff ist dabei überall aus dem Unternehmen möglich und nicht örtlich begrenzt. Das ist eines der Hauptvorteile eines Dokumentenmanagementsystems.

2.    Metadatenverwaltung

Durch Metadaten können wichtige Dokumente schnell gefunden werden. Mit einem DMS kann über die Suchfunktion der Volltext auf einen bestimmten Inhalt durchsucht werden. Anhand von Metadaten, wie dem Datum oder der Rechnungsnummer, können die Ergebnisse sogar gefiltert werden. Auch eine kombinierte Suchabfrage ist möglich, was bei Papierdokumenten ewig dauern würde.

3.    Versionisierung

In vielen Arbeits- und Alltagssituationen ist eine Versionisierung von Dokumenten hilfreich. Versehentliches Überschreiben wird verhindert. Auch auf die frühere Version eines Texts kann noch zugegriffen werden. Bei fortlaufenden Versionen eines Dokuments lässt sich zudem die Entstehungsgeschichte nachvollziehen. Die Versionen manuell anzulegen ist allerdings mühselig und kann schnell zu Verwirrung und Verwechslung unter Mitarbeitern führen. Ein automatisches System bringt daher schnell Abhilfe.

4.    Rechteverwaltung

Auch die Steuerung des Zutritts eines Archivs ist komplizierter als bei einer elektronischen Lösung. Durch die präzise Rechteverwaltung, haben nur die Personen Zugriff auf die Dokumente, welche auch dazu berechtigt sind. Zudem kann auf die Dokumente auch unterwegs über das Smartphone oder Tablet zugegriffen werden.

5.    Rechtssicherheit beim digitalen Archiv

Neben der Erfassung, dem Verteilen und der Bearbeitung von Dokumenten ist auch die richtige Archivierung notwendig. Gerade Rechnungen sollten rechtmäßig und revisionssicher archiviert werden. Dafür müssen die Rechnungen unveränderbar in dem jeweiligen System abgelegt werden. Ein DMS erledigt diesen zusätzlichen Schritt meist automatisch.

6.    Weite Vorteile durch ECM

Eine elektronische Dokumentenverwaltung bietet alleine schon viele Vorzüge. Interessant wird es für viele Unternehmen bei der Automatisierung von zusätzlichen Prozessen. So ist ein DMS nur ein Teil eines umfänglicheren Enterprise-Content-Managements. In Kombination mit anderen modularen Funktionen kann so der Workflow im Unternehmen wesentlich effizienter gestaltet werden.

So können beispielsweise Belege automatisch erfasst werden. Denn häufig werden Lieferscheine, Bestellungen und Rechnungen via Hand abgetippt oder per Copy and Paste aus Mails übertragen – eine häufige Fehlerquelle. Mit einem automatischen Erfassen können Belege ins ECM übertragen werden und sogar geprüft werden.

Fazit: Moderne Dokumentenverwaltungssoftware als zentraler Organisationspunkt

Eine vernünftige Dokumentenverwaltung erleichtert viele Unternehmensprozesse. Wichtig ist es, dass es sich dabei um keine Insellösung handelt, da dieses ein zentraler Organisationspunkt für das Unternehmen darstellt. Es sollte daher eine gute Schnittstelle zu anderen Systemen und Dokumentenarten bieten. Viele Anbieter von DMS-Software haben diese meist als Modul eines größeren ECM-Angebots im Sortiment. Durch die Einführung elektronischer Dokumentenverwaltung wird der Papierbedarf verringert und die Dokumente von statischen Informationen zu „lebendigen“, interaktiven Ressourcen gewandelt.