Inventur durchführen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine erfolgreiche Bestandsaufnahme

Um die Jahresbilanz zu erstellen, stellt die Inventur eine wichtige Voraussetzung und Grundlage dar. Abhängig von dem Umfang und der Größe des Betriebs kann die Inventur jedoch eine nicht zu unterschätzende Herausforderung darstellen.

Von Bedeutung ist beispielsweise, dass der Betriebsablauf durch die Inventur so wenig wie möglich beeinträchtigt wird. Wie die Bestandsaufnahme im Detail erfolgreich gemeistert werden kann, zeigt die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Termin definieren

Im ersten Schritt ist ein fester Termin für die Inventur zu planen. Dieser liegt in der Regel am Ende des Geschäftsjahres.

Es kann jedoch auch sinnvoll sein, Teil-Inventuren bereits im laufenden Jahr vorzunehmen, etwa bei sehr großen Unternehmen. Steht der Termin bereits frühzeitig fest, zeigt sich auch das Inventurhelfer finden gleich wesentlich einfacher.

Erstellung eines Zeitplanes

Anschließend folgt die Erstellung eines Zeitplanes. Dafür ist unter anderem festzulegen, welcher Zeitraum für die Inventur grundsätzlich zur Verfügung steht.

Außerdem müssen Überlegungen dazu angestellt werden, ob die Inventur bei laufendem Betrieb durchgeführt werden kann oder eine Unterbrechung nötig ist. Zu berücksichtigen ist in dieser Hinsicht, dass sich der Bestand während der Inventur selbst nicht verändern dar.

Aufgaben verteilen

Um eine Inventur erfolgreich durchzuführen, ist natürlich auch entsprechendes Personal nötig. Sinnvoll ist es, dieses in Zweierteams einzusetzen, sodass eine Person die Liste führen und die andere den Bestand zählen kann.

Die Anzahl der Inventurhelfer ist gemäß der Betriebsgröße zu planen. Zu bestimmen ist darüber hinaus ein Kontrolleur beziehungsweise ein Inventurleiter, welcher die Überwachung der Bestandsaufnahme vornimmt und so einen korrekten Ablauf gewährleistet.

Vorbereitung der Inventur

Damit verhindert wird, dass sich bereits zu Beginn der Inventur Verzögerungen ergeben, sind die organisatorischen Angelegenheiten schon im Vorfeld zu erledigen. Dazu gehört, die Verkaufs-, Lager- und Produktionsflächen aufzuräumen, ähnliche oder gleiche Bestände zusammenzufassen, verdorbene oder defekte Waren auszusortieren und verkaufte Produkte oder Kommissionsware separat zu lagern.

Daneben ist zu überprüfen, ob sämtliche Artikel eine korrekte Beschriftung und Kennzeichnung aufweisen. Im Vorfeld ist außerdem für jede Artikelart ein geeignetes Aufnahmeverfahren zu definieren. Für die Inventurhelfer muss das nötige Arbeitsmaterial bereitgelegt werden, also etwa Maßbänder, Behälter, Stifte, Notizblöcke, Inventurlisten und Taschenrechner.

Inventur durchführen

Um zu verhindern, dass die Inventur verfälschte Ergebnisse hervorbringt, sollte dem Inventurpersonal der Soll-Bestand niemals mitgeteilt werden. Die Mitarbeiter sollten sich außerdem über die korrekte Durchführung der Inventur bewusst sein.

Mit dieser geht einher, dass der Preis, die Menge, das Alter und die Artikelnummer der Ware notiert werden. Die Waren, die bereits dokumentiert wurden, sind mit einer entsprechenden Kennzeichnung zu versehen. Gezählt wird im Übrigen stets von oben nach unten von links nach rechts.

Eine separate Liste muss für defekte oder verdorbene Artikel geführt werden. Werden die Artikel im Zuge der Inventur gewogen oder gemessen, sind die Werte korrekt zu runden. Das Datum, der Name des Inventurleiters und der des Listenführers müssen auf der Inventurliste vermerkt werden.

Abschluss der Inventur

Falls die Inventur Unterschiede zwischen dem Soll- und dem Ist-Bestand hervorbringt, ist eine entsprechende Verbuchung notwendig – nur so zeigt sich die Bilanz im Anschluss als korrekt.

Sämtliche Dokumente, die im Zuge der Inventur erstellt wurden, sind ordentlich abzuheften. Für diese gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.