Tipps zum Verwalten von Dokumenten

Wenn Ihr Job Tonnen von Dokumenten erfordert, müssen Sie sicherlich jede Menge digitaler und physischer Papierkram handhaben. Es spielt keine Rolle, ob Sie in einer Büroumgebung oder von zu Hause aus arbeiten, es ist wichtig, Ihren Arbeitsplatz und die Dateien organisiert zu halten. Wenn Unordnung vorhanden ist, sinken Ihre Produktivität und Effizienz.

Wenn Sie derzeit Schwierigkeiten haben, Ihren Arbeitsbereich zu verwalten und Dokumente zu organisieren, sind Sie hier an der richtigen Stelle. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Dokumente verwalten und Ihren Arbeitsplatz verbessern können.

Alle Dokumente kategorisieren

Der erste Tipp zum Verwalten von Dokumenten besteht darin, sie in Kategorien zu sortieren. Sie können Dokumente beispielsweise in die Kategorien Berichte, Fakturierungen, Verträge und Kundendokumente kategorisieren. Diese Art der Organisation kann Ihnen bei der einfachen und sofortigen Identifizierung von Dokumenten helfen, was für den sofortigen und einfachen Zugriff hilfreich ist. Wenn Sie Dokumente finden, die nicht in eine bestimmte Kategorie passen, können Sie die Kategorie „Sonstige Papiere“ erstellen und diese Dokumente darin speichern.

Dokumente in chronologischer Reihenfolge speichern

Bei der Auswertung der Papierakten finden Sie einige der Akten mit Zeitstempel. Sie können diese Dokumente in chronologischer Reihenfolge ablegen. Sie finden weitere Dokumente, die Berichte, Aktivitäten und andere entscheidungsrelevante Inhalte enthalten. Aber, Sie können diese Dokumente auch in alphabetischer Reihenfolge kategorisieren.

Außerdem können Sie diese Dokumente auch nach Bedarf organisieren und kategorisieren, indem Sie die am häufigsten verwendeten Dokumente im Vordergrund behalten. Stellen Sie unabhängig von der ausgewählten Methode sicher, dass Ihre ausgewählte Organisationsmethode mit Ihrem aktuellen Workflow synchronisiert wird.

Papierlose Bearbeitung 

Manchmal ist der beste Weg, um Papierkram zu verwalten, physische Dokumente in digitalisierte Dateien umzuwandeln, die einfach auf Ihrem Computer gespeichert werden können. So können Sie beispielsweise Soda PDF verwenden, um Ihre Papierarbeit zu digitalisieren und alle Ihre Dateien zugänglich zu machen, während Sie gleichzeitig die Unordnung auf Ihrem Schreibtisch erheblich reduzieren. Klicken Sie hier für  PDF Teilen.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie mit der Digitalisierung der Papier Dateien beginnen können, können Sie die Dateien scannen und in separaten Ordnern auf Ihrem Computer speichern. Sortieren Sie die Dateien beim Speichern nach ihren Typen (und Untertypen). Wenn Sie eine alphabetische und chronologische Reihenfolge verwenden, können Sie diese Dateien einfacher speichern. Vergessen Sie nicht, Dokumente mit dem Dokumentdatum und ihrer Anwendung zu kennzeichnen. Durch die Digitalisierung der Dateien können Sie alle Dokumente auf Ihrem Computer schnell durchsuchen, was Zeit und Mühe spart. Die Digitalisierung des Papierkrams wird Stress reduzieren und die Produktivität steigern.

Befreien Sie sich von unnötigem Papierkram

Während Sie die Papierdokumente für den Digitalisierungsprozess auswerten, organisieren und scannen, finden Sie verschiedene unnötige Dokumente. Entsorgen Sie nicht mehr benötigte und nicht mehr relevante Dokumente, indem Sie sie recyceln. Wenn die Dokumente Kunden- oder Firmeninformationen enthalten, möchten Sie möglicherweise den Aktenvernichter für zusätzliche Sicherheit verwenden.

Wenn Sie sich das Büro mit anderen Kollegen teilen, können Sie einen speziellen Korb für die Entsorgung unnötiger Dokumente aufstellen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz aufgeräumt, organisiert und sauber bleibt, was auch die Produktivität und Effizienz steigert.